第一章 总则

　　第一条 为提高教务处公文办理的质量和效率，使发文工作更加规范化、制度化、科学化，根据学校有关规定，结合本处工作实际，制定本办法。
    第二条 本办法适用于教务处各科室。
　　第三条 公文制定与印发应当坚持求实、精简、高效、规范的原则，做到及时、准确、安全。
　　第四条 教务处各科室负责人应当高度重视公文办理工作，模范遵守本办法，加强对本科室公文办理工作的领导和检查；应当指派专（兼）职人员负责公文管理工作，该人员须忠于职守、廉洁正派、专业知识强。
　　第五条 教务处处办为处室公文管理机构，主管本处公文处理的有关事宜。

第二章 公文种类

第六条 教务处日常工作使用公文的种类主要有：
　　（一） 决定
　　适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。
　　（二） 通知
　　适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达需要有关单位办理、周知或共同执行的事项。
　　（三） 通报
　　用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
　　（四） 报告
　　适用于向上级机关、部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
　　（五） 请示
　　适用于向上级机关、部门请求批示、批准。

（六） 函
    适用于不相隶属单位、部门之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
    （七） 会议纪要
    适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 公文格式一般由发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄送单位等部分组成。

（一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（二）发文字号由单位代字、年号、序号依次构成。年号要写学年全称，不能只写年的后两位数字，并用六角括号[ ]括入，序号由处办统一编排。

发文字号使用与正文相同的字体，置于发文单位标识下空2行及红色反线之上，居中。

（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类。标题中除规章、办法等名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题置于红色反线下空1行，居中。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（四）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

主送单位置于公文标题下空1行，左顶格，后标全角冒号。

（五）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。转发性公文不应将被转发部分按附件处理。

附件置于正文下空1行，左空2格，后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数字（如：附件：1.××××，2.、3.等需与1.对齐）,附件名称后不加标点符号。

（六）成文日期以处领导签发日期为准，日期应当用汉字写明具体的年、月、日，“零”改为“○”。会议纪要使用会议结束的日期，加圆括号置于标题之下。

（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖公章。

（八）公文应当标注主题词，居左顶格，后标全角冒号，词目之间空1字，用小3号黑体字。

（九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位过多的，应依上级、平级、下级次序排列。

抄送置于主题词下1行，后标全角冒号。抄送单位用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐。

（十）公文中的文字从左至右横写、横排。

第八条 参照《国家行政机关公文格式》标准，结合处室工作需要

及办文经验，将教务处公文有关标识作如下规定：公文正文每自然段起行前左空2字，回行顶格；公文全文使用全角标点符号；公文标题采用小2号宋体加黑，主送机关及以下各项内容除有特别规定外采用小3号仿宋体执行。一般行文行间距设置值为固定值26磅，每行字数不作具体规定，可为默认值。
    第九条 公文用纸一般采用国际标准型A4型纸（210mm×297mm），上白边为：28mm，下白边为：26mm，左白边为：28mm，右白边为：26mm，各标准误差不超过1mm，左侧装订。

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，注重效用。凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告的事项，应当不行文。　　　　

第十一条 科室之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。
　　第十二条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。
　　“报告”不得夹带请示事项，公文不得用“请示报告”一类不规范文种。

第十三条 为减少重复性行文，凡上级机关或学校的公文已有明确规定，教务处无需再作具体要求的，可以不另行文，而将原文翻印下发。

第五章 发文办理

第十四条 发文办理指以处室名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、登记、复核、缮印、分发等程序。
　　第十五条 草拟公文应当做到：
    （一）情况确实，观点明确，表述准确，篇幅力求简短。
    （二）公文的文种应当根据行文目的、发文科室的职能和与主送单位的行文关系确定。
    （三）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
    （四）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现地注明准确的中文译名。
    （五）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
　　第十六条 各科室拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办科室应当主动与相关部门协商，取得一致意见后方可行文。
　　第十七条 各科室报处领导批示的公文，须送处办审核，审核重点为：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合公文处理规定等。凡不符合公文格式和行文规则的公文，处办将退回原科室重新办理。非特殊情况，处领导一般不接收和签发未经处办审核的文稿。

第十八条 经审核，对符合本办法规定的公文，处办应当及时请处领导批示后交有关科室办理。

第十九条 送处领导批示或交有关科室办理的公文，处办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十条 承办科室收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

第二十一条 涉及其他部门的公文，必须请有关部门领导会签。

第二十二条 各科室发文时，处领导签阅单须使用打印件，应认真做好公文的文字审校和分发工作。

第六章 公文归档及管理

第二十三条 公文办理完毕后，承办科室应将文件原稿及打印件两份交处办归档。
　　第二十四条 归档范围内的公文，处办应根据其内容、特征、相互联系和保存价值等要素进行整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能系统反映本处的主要工作情况，便于查阅和使用。
    第二十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向校档案管理部门移交。处室任何个人不得保存应当归档的公文。
　　第二十六条 草拟、修改和签批公文，不得使用圆珠笔、铅笔或彩色笔，纸张和字迹必须符合存档要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。

第二十七条 公文由处办专职人员统一编号、审核、用印、归档和销毁。

第七章 附则

第二十八条 本办法为教务处公文处理办法，仅适用于教务处公文办理。如与学校有关规定冲突的，以学校规定为准；如与学校其他部门有关规定冲突的，以本办法为准。

第二十九条 为科学行文、规范管理，教务处处办将根据处室工作开展情况及行文需要，负责对本办法进行及时修订。

第三十条本办法自印发之日起施行，处室其他同类规定同时作废。