根据国家教育部《普通高等学校学生管理规定》（中华人民共和国教育部令第21号）和《江苏省教育厅关于进一步做好普通高等学校学籍学历电子注册工作有关问题的通知》（苏教学〔2008〕14号）等文件精神，结合国家教育主管部门实施高等学校学生学籍学历电子注册和我校数字化校园建设的实际情况，为加强我校学生学籍注册管理，现在《南京医科大学学分制学籍管理条例》、《南京医科大学学生管理实施细则》有关规定的基础上作相应补充规定如下：
一、新生学籍的取得：
按国家招生规定录取的新生，持录取通知书，按学校有关要求和规定的期限到校办理入学手续。新生入学后，学校在3个月内按照国家招生规定对其进行复查。复查合格者予以注册，取得学籍。
1、教务处将从教育部“学籍学历信息管理平台”上下载的招生数据发到各学院；学工处将招生信息库中所有新生的照片、身份证号、考生号、姓名及其他相关信息及时提供给各学院学生工作办公室（以下简称学工办）。
2、各学院学工办核对学生本人的信息（姓名、性别、照片、身份证号码、录取专业、考生号等），将以上信息与实际报到新生逐一进行比对。凡核对无误的，请学生本人签名确认。
3、对新生学籍信息有误的，报学校学生工作处（以下简称学工处）和教务处，经区别不同情况和审查批准后，分别作相应处理。
二、学期注册工作：
学生取得学籍后，每学期开学时，学生应当按学校规定办理注册手续。不能如期注册者，应当履行暂缓注册手续。未按学校规定缴纳学费或者其他不符合注册条件的不予注册。家庭经济困难的学生可以申请贷款或者其他形式资助，办理有关手续后注册。
1、教务处组织各学院学工办对具有我校学籍的学生进行学期注册，学工处、财务处应做好相应的配合工作。学生按规定缴纳学费后方可注册。学期注册采用网上注册办法。财务处应在开学前2周开通学费收缴通道，办理相关手续，并在开学2周后将未缴费名单报教务处及各学院学工办；各学院学工办在开学2周后应将学生缴费注册情况核查、统计汇总后报学工处、教务处。
2、教务处根据各学院学工办汇总的情况作进一步核查，为符合注册条件并已完成学校网上注册的学生在国家教育部“学籍学历信息管理平台”上进行注册。完成学校网上注册和教育部“学籍学历信息管理平台”注册的学生即被确认学籍有效，学校应为其继续开通数字化校园系统中的各项功能。
3、学生如因病、因事或其他原因休学等不能如期注册者，应当及时向所在学院学工办履行暂缓注册手续。教务处根据学工办汇总的数据负责在教育部“学籍学历信息管理平台”对学生进行“暂缓注册”记载。暂缓注册时间原则上为2周。开学2周后仍因病、因事或其他无法克服的因素而不能报到注册者应办理休学手续。学生休学期满，办理注册手续后，教务处为其在教育部“学籍学历信息管理平台”进行注册，学校为其复通数字化校园系统各项功能。学生休学期满应及时到所在学院学工办办理相关手续，休学期满2周而未办理注册者被视为自动放弃学籍，由所在学院学工办报教务处、学工处会审，由教务处报校务会议批准后办理退学手续。
4、学生因家庭贫困，难以按学校规定缴纳学费时可向所在学院学工办提出缓交学费申请，经学院学工办初步审核批准后，申请保留学籍暂缓注册2周。2周内，学工部门开展对贫困生的认定、评发助学金、与财务部门共同组织银行助学贷款。对于家庭经济困难较大，被学院学工办和学工处确认为贫困生的，可按有关规定实行学费减免。对实行学费减免和已进入助学贷款申请程序的贫困生，由学院学工办将名单及有关材料汇总后报财务处、教务处，经审核批准可予进行电子注册。
5、对经调查不能认定为贫困生，实际具备缴费能力而未按规定缴纳学费；或虽有困难，但可通过申请助学贷款完成学费缴纳而不作为的，申请保留学籍暂缓注册超过2周仍不注册者，则视为学籍未被确认，不开放学习资源，考试成绩无效，并按规定劝其退学。