各有关部门、各学院：
为进一步提高教学管理信息化水平，方便广大师生办理相关学籍异动业务，经前期系统功能配置与测试，从本学期起，部分学籍异动手续将由线下转至在线申请和审核，为进一步做好相关工作，现将有关事项通知如下：
一、可在线办理的学籍异动类别：
休学/保留学籍、复学、留级/降级、退学、延期毕业、更名、保留入学资格等
二、在线办理流程：
1、学生根据个人需求，在线提出相关学籍异动申请；
2、根据不同学籍异动审批流程，各相关学院、部门按顺序依次审核，通过后进入下一环节直至全部环节结束。声明：只有当全部环节审核完毕，学籍异动才算申请成功，请发起人及时跟进、追踪流程直至全部审核结束，若未及时完成审批流程，后果自负。各类学籍异动审批流程及联系方式见下图：
、上传附件要求：
根据各类学籍异动审批要求，学生在线个人申请时，需以上传附件形式提交相应书面申请书和相关证明材料，具体要求如下：
（1）各类学籍异动均需提交“学籍异动申请”（见附件1），要详细写明学籍异动原因和内容（退学需附详细个人退学申请书），要求有个人签名和家长知情签名；
（2）因身体原因休学/复学者必须上传医院诊断证明，并上传门诊部复学承诺书（见附件4）；
（3）应征入伍或创业实践申请保留学籍必须上传入伍相关证明或创业规划书等；
（4）其他学籍异动根据实际情况提供附件材料；
（5）上传附件需为原件扫描件或清晰照片，以“学生学号+姓名+序号”命名文件，多个附件可上传压缩包，如不上传附件审核不予通过。
（6）如上传附件后无法提交，请尽量压缩附件大小后，重新上传提交。
三、在线办理操作步骤（流程图见附件2）：
1、申请人（学生）：登陆网上办事大厅——教务服务——新版教务系统——报名申请——学籍异动申请——选择异动类别——填写说明——填写相关信息——上传附件——提交申请待各部门审核；如不办理可在审批开始前撤销申请；
2、审批人（教师/部门）：登陆网上办事大厅——教务服务——新版教务系统——点击右上角头像：切换到学籍异动审核角色、学院（分管学院副书记）或者学生辅导员角色（在主页消息栏有待办消息提示）——学籍管理——学籍异动管理——学籍异动审核——待审核申请（可根据相关条件查询信息）——审核——通过/不通过/退回——填写审核意见（注意学生申请信息有误、填写不当、附件缺失等一律不得通过）——确定——下一审核环节；在处理状态“已处理”可查询已审核信息，在下一环节审批前可撤销审核；
3、查看审批流程：学生在学籍异动申请界面点击“审核中”、教师在学籍异动查询界面，选中学生申请记录，点击右上角“流程跟踪”可查看审批流程；学生学籍异动申请信息可汇总导出。
四、其他说明：
1、请各学院、部门根据学籍异动审批流程，明确具体操作和管理人员，按附件3格式填报信息于4月16日前交教务处并及时登陆进行功能测试；
2、因疫情等原因未及时办理学籍异动学生，请于4月20前在线提交申请，完成相关审批手续；
3、政策支持和系统服务：
耿老师：86869178；jwk@njmu.edu.cn
工作交流QQ群：853429514
教务处
2020年4月14日
